De Wet identificatie bij dienstverlening (WID) omvat onder meer de eisen van identificatie voor personen aan wie een notariële dienst wordt verleend. Wij zijn verplicht de identiteit van degene die bij een akte of een andere dienst betrokken is vast te stellen aan de hand van een aan ons tonen “officieel identiteitsbewijs” of eventueel een geldig rijbewijs. Deze regel geldt ook als wij u persoonlijk kennen (bijvoorbeeld van eerder behandelde zaken). Alleen wanneer u zich al bij een eerdere gelegenheid na 1 juni 2003 bij ons hebt gelegitimeerd, kan in het algemeen het opnieuw laten zien van een identiteitsbewijs achterwege blijven. In de ontwerpakte ziet u in dat geval bij uw naam een aangepaste tekst.
De bekendste officiële identiteitsbewijzen zijn het Paspoort en de Nederlandse Identiteitskaart; ook een rijbewijs is toegestaan. Als u niet de Nederlandse nationaliteit bezit maar wel in Nederland woont, is behalve uw paspoort ook een vreemdelingendocument (bijvoorbeeld een vestigingsvergunning) vereist.
Een bankpas, een pas 65+ en een openbaar-vervoerskaart zijn geen toegelaten identiteitsbewijzen!
Van rechtspersonen (N.V., B.V., stichting, vereniging) moet een recent uittreksel uit het handelsregister in het dossier aanwezig zijn; in het algemeen zullen wij dit zelf aanvragen. Voor buitenlandse rechtspersonen moet u documenten uit het land van herkomst opvragen. Vaak moeten deze worden voorzien van apostille (= geldigheidsverklaring) en/of legalisaties; over de aard van deze documenten is overleg vooraf noodzakelijk. Van een rechtspersoon zullen ook de tot vertegenwoordiging bevoegde personen moeten worden geïdentificeerd.
Voor alle toegelaten documenten geldt dat de originele exemplaren moeten worden getoond; de geldigheidsduur mag vanzelfsprekend niet verstreken zijn. Documenten van rechtspersonen moeten van zeer recente datum zijn.
Naast de nodige identificatie bij de aanvang van de werkzaamheden is het noodzakelijk dat u, als u persoonlijk de notariële akte ondertekent (“comparant” bent), uw geldige identiteitsbewijs meebrengt en aan ons laat zien. Als u iemand anders als gevolmachtigde aanwijst zult u zich bij het ondertekenen van de volmacht moeten legitimeren.
Wij vermelden in de akte de aard en het nummer van het identiteitsbewijs; daarom verzoeken wij u, als u al op ons verzoek een kopie van een identiteitsbewijs (met duidelijk leesbaar nummer!) aan ons kantoor heeft toegezonden, zo mogelijk hetzelfde identiteitsbewijs te tonen, dit om te vermijden dat de akte tijdens het passeren moet worden aangepast.