FAQ

Algemeen

Wat is een notaris?

Een notaris is een jurist die bevoegd is om een notariële akte op te maken in de gevallen waarin dat volgens de wet verplicht is en in de gevallen wanneer dat van hem wordt gevraagd. De notaris heeft daarbij de verplichting om onafhankelijk en onpartijdig te zijn en partijen goed te informeren over de gevolgen van hetgeen zij vastleggen in de akte. De akte moet volgens de regels opgesteld, bewaard en geregistreerd worden. Een notaris is een openbaar ambtenaar die in een bepaalde gemeente (standplaats) zijn functie mag uitoefenen. Hij staat onder tuchtrechtelijk en financieel toezicht.

Wat is een notariële akte?

Een akte is een ander woord voor een officieel bewijsstuk. Notariële akten zijn akten die door een notaris in functie zijn opgemaakt en ondertekend. Die akten kunnen bijna alle onderwerpen betreffen, behalve die waarvoor de wet een speciale ambtenaar vereist, zoals voor akten van de burgerlijke stand. In sommige gevallen stelt de wet een notariële akte verplicht, om zo de rechtszekerheid veilig te stellen. Voorbeelden daarvan zijn het afsluiten van een hypotheek, de overdracht van een huis en het oprichten van een BV. Een notariële akte biedt, in vergelijking met een niet notariële akte, zekerheid, dat het document echt is, dat er achteraf geen aanpassingen in zijn gedaan, dat de personen die hebben getekend ook werkelijk degenen zijn die tekenden en dat de datum en tijd juist zijn.

Waarom vraagt de notaris waar uw geld vandaan komt?

In Nederland is het voor sommige beroepsgroepen (bijvoorbeeld een notaris, accountant, administratiekantoor, etc.) volgens de wet verplicht om aan hun cliënten te vragen hoe men aan hun vermogen komt. Dit is om de invloed van crimineel geld op de samenleving in te perken; een belangrijk doel hierbij is het tegengaan van witwassen en terrorismefinanciering. Omdat witwassen (illegaal vermogen wordt legaal vermogen) en het financieren van terroristische acties bij wet verboden is, is er vanuit de regering besloten dat een notaris altijd moet onderzoeken en controleren waar het geld vandaan komt. De notaris is alleen als er getwijfeld wordt over de herkomst van de gelden, verplicht dit te melden bij het FIU-NL (Financial Intelligence Unit-Nederland). Voor aanvullende informatie kunt u de website: www.bureauft.nl/wwft raadplegen.

Wat betekent passeren, passeerafspraak en passeerlocatie?

Passeren is het formele moment waarop de notaris de akte geldig verklaart. Hij tekent samen met de betrokken partijen de akte en zorgt aansluitend voor registratie en bewaring. Het passeren vindt plaats tijdens een passeerafspraak waarin iedereen samenkomt op het kantoor van de notaris. Op dat moment geeft de notaris nog wat toelichting en indien nodig antwoord op vragen van partijen. Het kantoor van de notaris staat in de standplaats waarvoor de notaris is benoemd. De notaris kan alleen binnen zijn standplaats akten passeren.

Hoe zijn de kosten van een akte opgebouwd?

De notaris maakt allerlei kosten om zijn werk te doen. Om deze kosten te dekken en om in zijn inkomen te voorzien wordt de notaris niet betaald door de overheid. Hij moet als een ondernemer tarieven hanteren voor zijn werkzaamheden. Deze tarieven zijn vrij. U kunt van tevoren een offerte opvragen. De notaris zal dan een zo compleetmogelijke offerte uitbrengen, eventueel met verwijzing naar een meerwerklijst.

Waarom is er soms een verschil in tarieven voor verschillende locaties?

Omdat de notaris zelf zijn tarieven kan bepalen, worden er marktconforme tarieven gehanteerd, dit kan betekenen dat op sommige passeerlocaties een ander tarief geldt.

Hoe lang duurt een passeerafspraak?

Tijdens de passeerafspraak worden de akte(s) door de notaris toegelicht en door iedereen ondertekend. Hoeveel tijd dit in beslag neemt hangt af van het aantal aktes en de eventuele vragen. Onze ervaring is dat dit ongeveer een uur in beslag neemt. Let er wel op dat u de concept akte die u ontvangen heeft alvast heeft doorgelezen en dat u op de afspraak het geldige legitimatiebewijs (zoals dat ook in die concept akte wordt genoemd) meeneemt.

Kan ik jullie bellen en om advies vragen?

Als u uw opdracht bij ons neerlegd, zullen wij een en ander op correcte, vlotte en deskundige wijze afhandelen. Gedurende de looptijd van het dossier zullen wij u van de voortgang op de hoogte houden. Als u vragen en/of opmerkingen heeft, kunt u altijd telefonisch contact met ons opnemen.

Kan ik zelf kiezen op welke locatie en wanneer ik terecht kan voor het passeren?

Natuurlijk kunt u de locatie voor het passeren en dus de notaris die passeert zelf kiezen. De agenda van de notaris is wel gelimiteerd tot een bepaald aantal afspraken per dag en tot de reguliere werkdagen. Het kan dus voorkomen dat u niet terecht kunt op de gewenste datum en tijd. Op sommige locaties kunt u ook tijdens een avondopenstelling afspreken.

Wanneer ontvang ik gelden waarop ik recht heb en wanneer moet ik mijn verplichtingen betalingen?

De notaris stuurt een nota van afrekening. Daarop kunt u precies zien welke partij, welke betalingen moet doen en aan wie. De notaris zorgt er voor dat alle betalingen met elkaar worden verrekend en dat precies duidelijk is welk bedrag u moet betalen of gaat ontvangen. Als u een bedrag moet betalen dan moet dit tijdig voor de passeerafspraak zijn gedaan, tenzij anders is aangegeven. Als bij de passeerafspraak blijkt dat de betaling niet op de (juiste) bankrekening is ontvangen dan kan niet worden gepasseerd. Als u een bedrag moet ontvangen dan kunt u dit op de door u aangegeven bankrekening verwachten uiterlijk binnen 3 werkdagen na het passeren van de akte.

Na het tekenen van de akte heb ik van de notaris een afschrift gekregen. Wat is dit?

Een afschrift is een gewaarmerkte kopie van de originele akte, waarop alleen de notaris zijn handtekening heeft gezet. Hiermee verklaart de notaris dat de tekst gelijk is aan de originele akte en dat de originele akte is getekend.

Persoon- en familierecht

Wat is een verklaring van erfrecht?

Na het overlijden van een naaste moeten er vaak bepaalde zaken geregeld worden, het afwikkelen van de erfenis. Hiervoor is een verklaring van erfrecht nodig. In deze verklaring staat wie de erfgenamen zijn en wie er kan handelen. Deze verklaring wordt gevraagd door banken wanneer de bankzaken van de overledene geregeld moeten worden.

Hoe weten mijn erfgenamen of en waar ik een testament heb opgemaakt?

Na het opmaken van het testament  geeft de notaris aan het CTR (Centraal Testamenten Register) door dat een testament is opgemaakt. De inhoud wordt niet doorgegeven, dat is geheim. Na het overlijden kan bij het CTR opgevraagd worden of er een testament is en welke notaris de akte heeft getekend.

Wat moet er geregeld worden bij het beëindigen van een relatie wanneer het gemeenschappelijke huis eigendom van één persoon moet worden?

Veelal dient de eigendom van het huis op naam te worden gesteld van degene die in het huis blijft wonen. Dit gebeurt via een akte van verdeling.

Wat zijn huwelijksvoorwaarden en wanneer moet ik deze opstellen?

Zonder het opstellen van huwelijksvoorwaarden bent u gehuwd volgens de wettelijke regeling. Dit houdt in dat alles wat voor uw huwelijk privé bezit was, privé bezit blijft. Alles wat u tijdens uw huwelijk verkrijgt, wordt gemeenschappelijk, behalve schenkingen en erfenissen. Hier kunt u van afwijken door huwelijksvoorwaarden op te maken. Huwelijksvoorwaarden worden doorgaans gemaakt om de volgende redenen: - het privé houden van bepaalde goederen of vermogen zodat dit bij een eventuele latere verdeling niet hoeft te worden verdeeld; - het beperken van aansprakelijkheid voor risico’s die het beroep van één van de echtgenoten met zich meebrengt.

Als ik een samenlevingscontract heb, ben ik dan een geregistreerd partner?

Nee, een geregistreerd partnerschap is te vergelijken met het huwelijk en dient te worden voltrokken bij de Burgerlijke Stand. In de wet is een regeling voor het geregistreerd partnerschap opgenomen. Een samenlevingscontract is een overeenkomst tussen u beiden en wordt niet ingeschreven bij de Burgerlijke Stand. De wet heeft hier alleen een aantal fiscale regelingen voor.

Waarom een samenlevingsovereenkomst opstellen?

Met een samenlevingsovereenkomst worden in een keer alle afspraken voor een aantal belangrijke financiële, juridische en praktische zaken geregeld die van belang zijn als je samenwoont. Er wordt bijvoorbeeld geregeld dat bij overlijden de overblijvende partner alles krijgt wat jullie samen hebben, alle bezittingen, maar ook de leningen. Dit wordt een een verblijvingsbeding genoemd. Als er geen kinderen zijn, wordt er geregeld dat privé bezittingen en schulden naar de partner gaan. Dit wordt een overnamebeding genoemd. Met een samenlevingsovereenkomst wordt geregeld dat je elkaars fiscaal partner bent en hierdoor kan op de meest gustigste manier aangifte gedaan worden, denk aan een hoge vrijstelling van erfbelasting en recht op partnerpensioen. Als de relatie onverhoopt eindigt, dan is er met de overeenkomst minder kans op ruzie omdat er duidelijke afspraken gemaakt zijn.

Wanneer moet ik een samenlevingsovereenkomst opstellen?

Op het moment dat u gaat samenwonen is het verstandig om een samenlevingscontract te laten maken. Zeker als er samen een huis wordt gekocht, zodat bij eventueel overlijden de achterblijvende partner recht heeft op het huis en de gezamenlijke spullen. Ook als er kinderen zijn, is dit belangrijk. Als er via een werkgever pensioen wordt opgebouwd, kan in een samenlevingsovereenkomst geregeld worden dat de ander in aanmerking komt voor nabestaandenpensioen.

Kan ik ook zonder een notaris een contract met mijn partner maken?

Ja, dat kan. Alleen eisen instanties als de Belastingdienst en pensioenverzekeraars dat een notariële akte moet worden opgesteld om te worden aangemerkt als samenwonend.

Kan ik in de samenlevingsovereenkomst regelen dat mijn partner recht heeft op uitkeringen van mijn (levens)verzekeringen?

Nee, dat kan niet. Dit is onderdeel van de overeenkomst die u heeft gesloten met de verzekeraar en zult u met de verzekeraar zelf moeten regelen. Hierbij kan het behulpzaam zijn dat u een samenlevingscontract heeft opgemaakt.

Hoe kan ik een samenlevingsovereenkomst stoppen?

Een samenlevingsovereenkomst kan altijd beëindigd worden. Dit gebeurt vanzelf als de relatie eindigt, bij overlijden of als er getrouwd wordt. Het is niet nodig om naar de notaris te gaan.

Ik wil iemand tot voogd benoemen. Moet de voogd bij de ondertekening van de akte aanwezig zijn of moet ik de voogd van de benoeming op de hoogte stellen?

Nee, de voogd hoeft niet bij het ondertekenen van de akte aanwezig te zijn. De voogd hoeft de benoeming pas te aanvaarden als de situatie zich voordoet. Het is wel raadzaam om van tevoren te overleggen met de voogd.

Ondernemingsrecht

Wat is een B.V.?

B.V. staat voor Besloten Vennootschap met beperkte aansprakelijkheid. Een B.V. is een rechtspersoon die verplichtingen kan aangaan en rechten kan hebben. Denk bijvoorbeeld aan het sluiten van een koopovereenkomst met een klant of het aangaan van een huurovereenkomst met de verhuurder van een bedrijfspand. De B.V. is zelfstandig aansprakelijk en heeft een zelfstandig eigen vermogen. Het eigen vermogen is opgedeeld in aandelen die in het bezit zijn van aandeelhouders. Bij een BV zijn alle aandeelhouders bekend en ingeschreven in een register. Dit kunnen zowel natuurlijke personen zijn als andere rechtspersonen (bijvoorbeeld een Holding BV als aandeelhouder van een werkmaatschappij). De aandeelhouders zijn persoonlijk in principe niet aansprakelijk voor het handelen van de B.V. Dit is een van de grote verschillen tussen het handelen als eenmanszaak en het handelen middels een B.V. De B.V. wordt vertegenwoordigd door het bestuur. Ook dat kunnen zowel natuurlijke personen als rechtspersonen zijn. Hoe de B.V. is georganiseerd, wie welke stemrechten heeft, etc wordt geregeld in de oprichtingsakte en de statuten. De wet schrijft voor dat deze worden opgemaakt en vastgelegd in een notariële akte. De B.V. moet ook worden ingeschreven bij de Kamer van Koophandel en er zal door de fiscus direct een fiscaal nummer worden toegekend.

Ben ik als ondernemer privé aansprakelijk voor schulden of bij een faillissement?

Het grote voordeel van een BV: als ondernemer ben je in principe in privé niet aansprakelijk. In tegenstelling tot de eenmanszaak of VOF, is er bij de BV juridische scheiding tussen het vermogen van het bedrijf en het vermogen van de ondernemer. Dit betekent dat het privévermogen van de ondernemer bij een BV niet aangesproken kan worden door schuldeisers van het bedrijf. Dit vermindert de kans dat uw persoonlijke bezittingen (zoals uw huis, auto en bankrekeningen) in gevaar komen, indien uw bedrijf wordt aangeklaagd of schulden niet kan voldoen. De veiligheid van het privévermogen, in geval van faillissement, is een belangrijke reden waarom ondernemers vaak kiezen voor een BV. Met een BV stelt u uw privévermogen veilig.

Waarom zou ik kiezen voor een zogenaamde Holdingstructuur?

De Holding is uw eigen persoonlijke BV die aandelen houdt in de B.V. waar de activiteiten en werkzaamheden plaatsvinden. Deze BV wordt ook wel een werk-BV of werkmaatschappij genoemd. Doorgaans hebben ondernemers een persoonlijke holding, omdat het hebben van een persoonlijke holding en een werk-BV (de zogenaamde holdingstructuur) vele fiscale voordelen heeft. Bij deze structuur heeft de natuurlijk persoon  100% van de aandelen in de holding. De holding houdt vervolgens weer de aandelen in de werk-BV.

Moet ik verder advies inwinnen en een fiscalist raadplegen?

Of het onderbrengen van uw activiteiten in een B.V. in uw situatie de beste oplossing is, kan niet in algemene zin beoordeeld worden. Heeft u ervaring en kennis van het onderwerp en overziet u de fiscale gevolgen? Dan kunt u een standaard BV of holdingstructuur oprichten. Is het onderwerp nieuw voor u en heeft u nog veel vragen, dan kunt u bij ons of een fiscalist terecht om er zeker van te zijn dat u van goed advies voorzien wordt.

Registergoed / Onroerendgoedrecht

Wat is een hypotheekakte?

Als we spreken over een hypotheek dan gaat het meestal over een geldlening die je afsluit bij een bank, waarbij uw huis als onderpand aan de bank gegeven wordt. De bank heeft dan de zekerheid dat ze kan beschikken over uw huis als u de lening of de rente niet meer zou kunnen betalen. Alle afspraken hierover worden vastgelegd in een hypotheekakte. Zo’n akte wordt in opdracht van de geldgever (de bank) door de notaris gemaakt en na ondertekening door alle partijen ingeschreven bij het Kadaster. Niet elke hypotheek akte is hetzelfde, maar een aantal belangrijke zaken die heel nauwkeurig in elke akte voorkomen zijn, de gegevens van de bank (de geldgever) en van u als geldnemer, de exacte gegevens van het onderpand, het hypotheekbedrag en alle verplichtingen die u als geldnemer hebt.

In de hypotheekakte wordt naast het bedrag van de geldlening nog een bedrag genoemd waarvoor zekerheid wordt gegeven. Wat is dit voor bedrag?

De bank mag behalve voor het geleende geld ook nog zekerheid eisen voor achterstallige rente en eventueel te maken kosten. Bij gedwongen verkoop van het huis mogen deze achterstallige rente en kosten tot maximaal het genoemde bedrag vóór andere schuldeisers worden verhaald op de verkoopopbrengst.

Wat is een royement?

Alle hypotheek aktes zijn geregistreerd bij het Kadaster. Daardoor is voor iedereen duidelijk of op een bepaald registergoed (bijvoorbeeld een woning) een hypotheek rust. Dat is belangrijke informatie omdat in zo’n geval de hypotheekgever (de bank) bepaalde rechten heeft op zo’n woning. Een royement of doorhaling betekent dat zo’n registratie bij het Kadaster wordt uitgeschreven. Dat kan bijvoorbeeld omdat de hypotheek helemaal is afgelost. Het is meestal ook nodig om een hypotheek te royeren bij het Kadaster als u een woning (waarop een bestaande hypotheek rust) verkoopt of als u een bestaande hypotheek oversluit bij een andere bank. Alleen dan is de woning weer vrij voor het vestigen van een nieuwe (eerste) hypotheek door een nieuwe geldverstrekker. De notaris zorgt voor het royeren van aktes. In het geval van het royeren van een bestaande hypotheek zijn de kosten hiervoor meestal voor rekening van de verkoper (de bestaande hypotheeknemer) ondanks dat vaak sprake is van kosten koper (kk).

Wat is het inschrijvingsbedrag in de akte en waarom is dit soms hoger dan mijn lening?

Het inschrijvingsbedrag is het bedrag waarvoor hypotheek wordt gevestigd op de woning en het bedrag dat daarvoor ook wordt ingeschreven bij het Kadaster. Er wordt soms voor gekozen om dit bedrag hoger te maken dan het bedrag van de geldlening. Dit voorkomt dat je bij een tweede lening van dezelfde bank nog een keer naar de notaris zou moeten. Het voorkomst dus eventuele extra kosten.

Ik heb mijn woning “kosten koper” verkocht. Waarom krijg ik nu toch een rekening?

Niet alle kosten vallen onder “kosten koper” en komen voor rekening van de koper. Als verkoper heeft u bijvoorbeeld aan de koper de garantie gegeven dat uw huis vrij van hypotheken zal zijn. Dit betekent dat een eventuele bestaande hypotheek moet worden doorgehaald (geroyeerd) bij het Kadaster. De kosten daarvan komen voor rekening van de verkoper. Dat geldt ook voor andere werkzaamheden die in opdracht van de verkoper worden gedaan, bijvoorbeeld het opstellen van een volmacht voor de verkoper.

Wat is een aflosnota en waarom is die belangrijk?

Als uw woning verkocht wordt, dan moet u die vrij van hypotheken leveren aan de koper. Als er dus een bestaande hypotheek rust op de woning dan zal die moeten worden uitgeschreven bij het Kadaster (geroyeerd) en daarvoor moet de geldgever van die hypotheek (de bank) toestemming geven. Dat zal de bank alleen doen als een eventuele restschuld wordt afgelost. Om te bepalen hoeveel die restschuld is en of de hypothecaire inschrijving kan worden doorgehaald, vraagt de notaris bij de bank om de zogenaamde aflosnota. Het duurt vaak enkele weken voordat de bank deze nota heeft opgesteld en afgeeft.

Moet ik zelf naar de notaris voor het tekenen van de akte?

Voor een hypotheekakte moet u volgens de wet zelf bij de notaris verschijnen of u kunt aan de notaris vragen om een notariële volmacht op te stellen die u tekent. Ook in dat geval moet u zelf bij de notaris verschijnen. Als u een volmacht tekent zal de notaris later de hypotheekakte passeren zonder dat u erbij bent. Let op, voor het opmaken van een notariële volmacht zullen kosten gerekend worden.

Wie kiest de notaris?

Voor een hypotheekakte kiest u zelf de notaris. De bank zal de opdracht tot het opstellen van de akte geven aan de notaris van uw keuze. Vaak heeft u een hypotheekakte nodig op het moment dat u een nieuwe woning koopt en er ook sprake is van een koopovereenkomst en een leveringsakte. Het is bij een bestaande woning gebruikelijk dat de kosten voor rekening van de koper zijn (kosten koper, kk). De koper kiest dan ook de notaris.

Wat is een leveringsakte?

Voor onroerende zaken, zoals een woning, vereist de wet dat eigendomsoverdracht plaatsvindt per notariële akte. De akte waarin de notaris dit regelt is de leveringsakte, ook wel transportakte genoemd. Pas op het moment dat deze akte door de notaris is ingeschreven in de openbare registers (het Kadaster), is de eigendomsoverdracht een feit. Overigens is niet alleen de leveringsakte van belang, maar de wet eist ook dat er een zogenaamde geldige titel is. Zeg maar een geldige reden of basis voor het overdragen van de eigendom zoals een koopovereenkomst. En de wet eist dat degene die wil overdragen beschikkingsbevoegd is (geen beslag op de woning, niet onder curatele gesteld, etc). Ook dit wordt allemaal door de notaris gecontroleerd voordat de akte wordt ingeschreven en de gelden worden overgemaakt.

Waarom moet er een koopovereenkomst worden gemaakt?

Als u uw woning wilt verkopen dan eist de wet dat je hiervoor een geldige overeenkomst opstelt. Je kunt hiervoor een notaris inschakelen maar dat is niet verplicht. In Amsterdam is het wel verplicht dat de notaris de koopovereenkomst opstelt (Amsterdams model). In de koopovereenkomst kunnen bijvoorbeeld allerlei ontbindende voorwaarden opgenomen worden, zoals het voorbehoud van financiering. In bepaalde gevallen is het echt niet verstandig om geen professioneel advies in te winnen. Bijvoorbeeld als sprake is van erfdienstbaarheden of als de woning (deels) is verhuurd. Let er ook op dat de eerste 3 werkdagen na het sluiten van de koopovereenkomst, wettelijk gelden als bedenktijd. De koper kan dan in alle gevallen zonder reden van de overeenkomst afzien.

Wat is een splitsingsakte?

Als u een appartement koopt dan heeft u niet alleen te maken met een leveringsakte, maar ook met een splitsingsakte. In de splitsingsakte is door de notaris vastgelegd hoe het gebouw waarin u een appartement (officieel een appartementsrecht) koopt is opgedeeld in verschillende appartementen en gedeelde ruimten. Daarbij zit een tekening en een splitsingsreglement. De splitsingsakte is net als de leveringsakte ingeschreven bij het Kadaster. Als sprake is van de aan of verkoop van een appartement dan moet de notaris extra werkzaamheden verrichten.

Wat is een erfdienstbaarheid?

Een erfdienstbaarheid geeft iemand het recht om gebruik te maken van een stuk grond, ook als is hij zelf niet de eigenaar van die grond. Voorbeelden daarvan zijn het recht van overpad waarmee een buurman zijn schuurtje kan bereiken door over jouw oprit te lopen of het recht van de gemeente om leidingen aan te leggen of een electriciteitskastje te plaatsen. Er kunnen erfdienstbaarheden zijn gevestigd op het onroerend goed dat u wilt kopen. Deze zijn dan door de notaris opgenomen in de leveringsakte. Er kunnen ook erfdienstdienstbaarheden zijn ontstaan doordat in de praktijk al lange tijd wordt gehandeld alsof er een erfdienstbaarheid is gevestigd. Het opnemen en vestigen van een nieuwe erfdienstbaarheid kan de notaris voor u doen.

Wanneer moet ik overdrachtsbelasting betalen?

Wanneer u een huis of ander pand koopt dan bent u in de meeste gevallen overdrachtsbelasting verschuldigd. Deze belasting betaalt u bij de notaris (via de nota van afrekening) op het moment dat de levering van de woning plaatsvindt. Meestal wordt de belasting betaald door de koper (kosten koper, kk) en bij privé woningen bedraagt deze meestal 2% van de marktwaarde.

Moet ik zelf naar de notaris voor het tekenen van de akte?

Voor een leveringsakte hoeft u niet zelf bij de notaris verschijnen. U kunt hiervoor iemand machtigen. Dit hoeft niet perse een notariële volmacht te zijn. Als u een volmacht tekent zal de notaris later de leveringsakte passeren zonder dat u erbij bent.

Wie kiest de notaris?

Het is bij een bestaande woning gebruikelijk dat de kosten voor rekening van de koper zijn (kosten koper, kk). De koper kiest dan ook de notaris waar de levering zal gaan plaatsvinden.

Waarom wordt het eigenaarsgedeelte van de onroerende zaak-belasting wel verrekend en het gebruikersgedeelte niet?

De gemeente kan het gebruikersgedeelte niet verhalen op de eigenaar van de woning, en het eigenaarsgedeelte wel. Het eigenaarsgedeelte ‘kleeft’ namelijk aan de woning.

Klantenportaal

Waarom maakt Abma Schreurs gebruik van een klantenportaal?

Als notariskantoor werken wij met uw persoonsgegevens en andere vaak zeer vertrouwelijke informatie. Wij gaan uiteraard op zeer zorgvuldige en zo veilig mogelijke manier om met deze gegevens. Het zal u niet ontgaan zijn dat hierin ook de wet en regelgeving steeds verder wordt aangescherpt en eisen stelt aan onder meer de wijze van communiceren en het beveiligen van gegevens die worden verzonden. De beroepsorganisatie van het Notariaat (KNB) is in dit verband van oordeel dat het onversleuteld verzenden van ontwerpakten en andere persoonlijke informatie per e-mail onvoldoende veilig is. Om uw gegevens goed te beschermen werkt Abma Schreurs daarom met een klantenportaal. In dit portaal worden de ontwerpakten en andere persoonlijke stukken geplaatst. De toegang tot uw stukken in het portaal is beveiligd met een persoonlijke toegangscode die u zelf aanmaakt. De extra stap die hierdoor nodig is om deze stukken in te zien, is dus een beveiliging om te zorgen dat een ander geen inzage heeft in deze stukken. Uiteraard doen wij er alles aan om het werken met het portaal zo gebruiksvriendelijk mogelijk te maken, zodat uw gegevens goed zijn beschermd, maar ook goed toegankelijk zijn voor u. Mocht het gebruik aanleiding geven tot vragen of opmerkingen vernemen wij dat dan ook graag.

Waarom lukt het aanmaken van een account niet?

U heeft een e-mail ontvangen met een uitnodiging om in te loggen op het klantenportaal van ons kantoor. Klik op de link in het e-mailbericht om uw account te activeren d.m.v. het vastleggen van een wachtwoord. Het wachtwoord dient minimaal 8 tekens te bevatten, waarvan minimaal 1 hoofdletter en 1 cijfer. Er verschijnt in de browser een melding dat er een nieuwe e-mail is verstuurd met een link om definitief te kunnen inloggen. Let op! Mogelijk is deze e-mail in de spam map terecht gekomen. Voordat u kunt inloggen in het klantenportaal moet u eerst op de link klikken die in deze tweede ontvangen e-mail staat. Indien u dit niet doet en direct probeert in te loggen, dan krijgt u foutcode 102 in uw scherm te zien (uw wachtwoord is namelijk nog niet geverifieerd). Deze link voor het bevestigen van het door u gekozen wachtwoord is vanwege veiligheidsoverwegingen maximaal 12 uur geldig. Na het klikken op de link in deze tweede ontvangen e-mail verschijnt er een mededeling in uw browser dat het wachtwoord ingesteld is en dat u kunt inloggen.

Wat betekent foutcode 102 bij het inloggen?

Na het instellen van een wachtwoord dient dit wachtwoord bevestigd te worden. Dit gebeurt door middel van het klikken op de link die in de tweede ontvangen e-mail staat. Let op! Mogelijk is deze e-mail in de spam map terecht gekomen. Indien u dit niet doet en direct probeert in te loggen, dan krijgt u foutcode 102 in uw scherm te zien (uw wachtwoord is namelijk nog niet geverifieerd). Deze link voor het bevestigen van het door u gekozen wachtwoord is vanwege veiligheidsoverwegingen maximaal 12 uur geldig. Na het klikken op de link in deze tweede ontvangen e-mail verschijnt er een mededeling in uw browser dat het wachtwoord ingesteld is en dat u kunt inloggen.

Waarom kan ik mijn dossier niet openen?

Klik bij het gewenste dossier op het icoon aan de voorzijde van de regel of op "Openen" aan het einde van de regel.

Hoe kan ik mijn wachtwoord opnieuw instellen?

Klik op het inlogscherm op "instellen wachtwoord". U geeft een nieuw wachtwoord in conform de eisen (minimaal 8 tekens te bevatten, waarvan minimaal 1 hoofdletter en 1 cijfer). U ontvangt een e-mailbericht met een link om daadwerkelijk het wachtwoord te activeren. Let op! Mogelijk is deze e-mail in de spam map terecht gekomen.

Hoe kan ik inloggen in mijn klantenportaal?

U kunt inloggen via de link in de e-mail of via de button: Inloggen Mijn Notarisdossier op onze website.

Waarom zijn de vensters van mijn dossiers/documenten zo klein?

U kunt proberen een andere browser te gebruiken. Over het algemeen werkt het klantenportaal goed met Internet Explorer en Google Chrome.

Waar vind ik de begeleidende brief?

De brief kunt u vinden in het betreffende dossier onder het hoofdstuk "Correspondentie", onder de "Documenten".

Mijn account is geblokkeerd, wat kan ik doen?

Wij kunnen het account voor u deblokkeren. U kunt contact met ons opnemen via telefoonnummer 088 433 43 33. U kunt hierna weer inloggen met hetzelfde wachtwoord. U kunt alle reeds gepubliceerde documenten en/of acties weer inzien.

Hoe kan ik mijn e-mailadres wijzigen?

Wij kunnen het e-mailadres voor u wijzigen. U kunt contact met ons opnemen via telefoonnummer 088 433 43 33. U ontvangt na de wijziging een e-mail met een link om in te loggen met uw nieuwe e-mailadres. Alle reeds gepubliceerde documenten en/of acties blijven zichtbaar.

Er verschijnt een foutcode bij het inloggen, wat betekent dit?

100: REGISTRATIE VAN DE KLANT ONTBREEKT; 101: TOEGANG WEBPORTAL INACTIEF; 102: ONJUIST WACHTWOORD; 103: ONJUIST WACHTWOORD, ACCOUNT GEBLOKKEERD; 104: TOEGANG GEWEIGERD, ACCOUNT INACTIEF; 105: TOEGANG GEWEIGERD, ACCOUNT GEBLOKKEERD; 106: ONBEKENDE STATUS ACCOUNT; 107: ONGELDIG TOKEN; 108: ONBEKEND GEBRUIKERS ACCOUNT; 109: SAMENSTELLING WACHTWOORD ONDUIDELIJK; 110: NIET OPGESLAGEN RECORD; 111: MISLUKT NIEUW RECORD TE CREËREN; 112: GEEN OF ONVOLDOENDE GEGEVENS; 113: MISLUKT RECORD TE VERWIJDEREN; 114: RECORD KON NIET GEVONDEN WORDEN; 116: EMAIL HOORT NIET BIJ ABMA SCHREURS; 117: PROBLEEM GELIJKHEID WACHTWOORD; 118: WACHTWOORD MIST; 120: GEBRUIKER NIET GEAUTORISEERD VOOR DOSSIER; 999: ONGELDIGE OMGEVING.

Hoe werkt het klantenportaal?

Na het inloggen ziet u drie iconen, te weten: “Dossiers”, “Acties” en “Mijn gegevens”.

Dossiers

  • Onder "Dossiers" ziet u wel of niet een cijfer staan. Dit geeft het aantal dossiers aan die voor u gepubliceerd zijn.
  • Door te klikken op "Dossiers" wordt een vervolgscherm geactiveerd.
  • Klik bij het gewenste dossier op het icoon aan de voorzijde van de regel of op "Openen" aan het einde van de regel.
  • Afhankelijk van het dossier wordt getoond: "Documenten", "Correspondentie" en "Door mij aangeleverde documenten".
  • Nog niet gelezen "Documenten" worden aangeduid met een Doc Icon 1; reeds gelezen "Documenten" met een Doc Icon 2
  • "Door mij aangeleverde documenten" toont alle documenten die door u zijn geüpload. Dit kan alleen indien wij dit verzoek aan u hebben gedaan. Zie uitleg "Acties".

Acties

  • Onder "Acties" ziet u wel of niet een cijfer staan. Dit geeft het aantal acties aan die door u moeten worden uitgevoerd.
  • Een actie kan zijn een verzoek tot het uploaden van documenten of het invullen van een vragenlijst.

Upload verzoek

  • Voor het uploaden van één of meerdere documenten kunt u klikken op Doc Icon 3
  • Vervolgens kunt u klikken in het veld "Drop een bestand of klik om te uploaden". De Verkenner wordt geopend waarin u kunt navigeren naar de map waar het/de desbetreffende bestand/bestanden opgeslagen staat/staan. Het uploaden moet vervolgens document voor document. M.a.w. klik het document aan en herhaal dit voor de eventuele volgende documenten.
  • Het/De geüploade document(en) ziet u terug onder het desbetreffende dossier onder het kopje "Door mij aangeleverde documenten".
  • Wanneer u klaar bent met uploaden, klikt u op de "blauwe" knop rechts onder in uw scherm met de tekst "Bevestigen". Vervolgens verschijnt de vraag of u het zeker weet dat u de documenten wilt uploaden. Wanneer u nogmaals op "bevestigen klikt" zullen de documenten voor ons systeem beschikbaar komen.

Vragenlijst

  • Voor het invullen van een vragenlijst klikt u op Doc Icon 4
  • Vul de vragen in; u mag tussentijds ook de vragenlijst afbreken. De reeds ingevoerde gegevens/vragen blijven opgeslagen en u kunt verder gaan op het moment dat het u schikt. U dient wel op "volgende" klikken om de gegevens op te slaan. Daarna kunt u de vragenlijst verlaten.
  • Nadat alle vragen beantwoord zijn, klikt u op "Voltooien". De vragenlijst wordt weergegeven onder het desbetreffende dossier onder het kopje "Door mij aangeleverde documenten" en is daar te openen of te downloaden.

Mijn gegevens

  • Onder mijn gegevens kunt u de instellingen wijzigen. U kunt de taal instellen. U heeft de keuze tussen Nederlands of Engels.
  • Daarnaast kunt u aangeven of u e-mail (notificaties) wilt ontvangen indien er nieuwe documenten zijn klaargezet, vragenlijst(en) zijn klaargezet of uploadverzoeken zijn gedaan (aanzetten aanbevolen).
  Heb je geen antwoord kunnen vinden op jouw vraag? Stel deze dan via het contactformulier.