Als u ons om advies vraagt of als wij een akte voor u maken, dan zijn wij wettelijk verplicht uw identiteit te controleren en in bepaalde gevallen ‘ongebruikelijke transacties’ te melden. Hieronder leest u over de gevolgen die dat voor u heeft.
De notaris controleert uw identiteit
Wij zijn als notariskantoor wettelijk verplicht om uw identiteit te controleren aan de hand van een geldig legitimatiebewijs. Dit kan een paspoort, een Nederlandse identiteitskaart of een Nederlands rijbewijs zijn. Wij vragen u daarom bij elk notarisbezoek uw legitimatiebewijs mee te nemen, ook als u eerder uw legitimatiebewijs aan ons heeft laten zien. Het is van belang dat u het legitimatiebewijs meeneemt dat ook in de ontwerpakte staat vermeld die door ons wordt toegestuurd.
Ik heb een buitenlands legitimatiebewijs. Kan de notaris mijn identiteit dan controleren?
Ja, als u in het bezit bent van een geldig buitenlands paspoort. Heeft u een ander soort legitimatiebewijs, overleg dan met ons of dit bewijs voldoende is voor de identificatie.
Mag de notaris een kopie maken van uw legitimatiebewijs?
Ja, wij zijn een van de weinigen die van het originele legitimatiebewijs een kopie mogen maken en die kopie veilig op ons kantoor mogen bewaren. Wilt u weten wat wij met deze en andere persoonsgegevens doen? Elke Netwerknotaris heeft een eigen website met daarop een privacyverklaring. In die privacyverklaring wordt uitgebreider ingegaan op de bescherming van uw persoonsgegevens.
Politiek prominent persoon
Wij moeten ook onderzoeken of u een politiek prominent persoon bent, ook wel PEP (political exposed person) genoemd. Dit vanwege de risico’s die verbonden zijn aan de dienstverlening aan politiek prominente personen. Een politiek prominent persoon is bijvoorbeeld een staatshoofd, maar ook een bestuurder van een landelijke politieke partij of een lid van de hoogste rechterlijke macht. Ook familieleden van politiek prominente personen worden als politiek prominent persoon aangemerkt.
Wij informeren bij u of u een politiek prominent persoon bent en vragen u hierover een document in te vullen. Op basis hiervan beslissen wij of wij meer onderzoek moeten doen naar bijvoorbeeld risico’s van witwassen of financiering van terrorisme. Wij kunnen op basis van dit onderzoek ook besluiten de opdracht niet uit te voeren.
De notaris moet ongebruikelijke transacties melden
Wij zijn, net als advocaten en accountants, verplicht ongebruikelijke transacties te melden bij een meldpunt van de overheid. Dit geldt ook voor de voorbereiding van een dergelijke transactie. De overheid staat ons niet toe u op de hoogte te brengen van de melding.
Wij controleren voorgenomen transacties van u aan de hand van een lijst van indicatoren. Ook kunnen wij besluiten om de aan ons verleende opdracht niet uit te voeren.
Onze meldingsplicht geldt niet voor alle werkzaamheden. U kunt bij ons informeren voor welke diensten de meldingsplicht geldt. Ook hebben wij geen meldingsplicht in de oriënterende fase. Dat is de fase voordat wij daadwerkelijk starten met de dienstverlening aan u. U moet immers vrij zijn om in deze oriënterende fase alles met ons te bespreken. Onze meldingsplicht geldt pas vanaf het moment dat wij een zaak daadwerkelijk in behandeling nemen en het duidelijk is dat de gevraagde werkzaamheden onder de meldingsplicht vallen.
Voor meer informatie kunt u contact met ons opnemen.